Datenschutzerklärung für das Kübra Lagerportal

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kübra Logserve Verpackungs-GmbH
Werner-von-Siemens-Straße 7
46485 Wesel
Deutschland

E-Mail: info@kuebra-verpackung.de

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung des Kübra Lagerportals unter lager.kuebra-verpackung.de. Das Lagerportal ist eine passwortgeschützte Webanwendung und richtet sich ausschließlich an autorisierte Mitarbeiter der Kübra Logserve Verpackungs-GmbH sowie an berechtigte Ansprechpartner unserer Geschäftskunden. Eine öffentliche Nutzung ist nicht vorgesehen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Das Lagerportal dient der Durchführung und Dokumentation logistischer Prozesse. Hierzu gehören insbesondere die Verwaltung von Lagerbeständen, Ein- und Auslagerungen, Inventur- und Bestandskorrekturen, die Erstellung von Lieferscheinen, Drucklisten und Etiketten, die Bereitstellung und Speicherung von Dokumenten und Fotos zu Lagergütern, die Kommunikation zwischen Kunden und Lager sowie die Verwaltung von Benutzerkonten und die Nachvollziehbarkeit von Arbeitsabläufen.

4. Verarbeitete personenbezogene Daten

Im Rahmen der Nutzung können insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, Benutzerrolle, technische Anmeldeinformationen, Sitzungsdaten, Protokolle über durchgeführte Aktionen innerhalb der Anwendung sowie Inhalte aus Nachrichten oder Freitextfeldern verarbeitet werden. Soweit Namen von Abholern, Ansprechpartnern oder Empfängern in Lieferscheinen, Hinweisen oder Buchungen eingetragen werden, können auch diese Angaben verarbeitet werden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand der vorgesehenen Verarbeitung.

5. Protokollierung von Benutzeraktionen

Zur Gewährleistung eines sicheren und nachvollziehbaren Betriebs werden innerhalb des Lagerportals bestimmte Benutzeraktionen protokolliert. Hierzu gehören beispielsweise die Erstellung von Lieferscheinen, das Speichern oder Ändern von Daten, die Übermittlung von Nachrichten sowie sonstige relevante Systemaktionen. Die Protokollierung erfolgt zur Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, zur Fehleranalyse sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit.

6. Dokumente und Fotos

Im Lagerportal können Dokumente und Fotos gespeichert und angezeigt werden. Hierzu zählen insbesondere Lieferscheine, PDF-Dokumente, Fotos von Packstücken und weitere lagerbezogene Dokumente. Die gespeicherten Fotos dienen der Dokumentation von Lagergütern. Personen oder Fahrzeugkennzeichen sind nicht Gegenstand der vorgesehenen Bildaufnahmen.

7. Benutzerkonten und Passwortsicherheit

Der Zugriff auf das Lagerportal erfolgt über persönliche Benutzerkonten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Die Anwendung speichert ausschließlich gesalzene Passwort-Hashes. Hierzu wird derzeit PBKDF2-HMAC-SHA256 mit individuellen Salt-Werten und 390.000 Iterationen eingesetzt. Nur autorisierte Benutzer erhalten Zugriff auf die für ihre jeweilige Benutzerrolle freigegebenen Funktionen.

8. Hosting und Serverbetrieb

Die Anwendung wird auf einem virtuellen Server (VPS) der STRATO GmbH betrieben. Im Rahmen des technischen Betriebs können technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Serverprotokolle sowie technische Informationen, die für den sicheren Betrieb der Anwendung erforderlich sind.

Mit eingesetzten Auftragsverarbeitern werden, soweit datenschutzrechtlich erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

9. Server-Logdateien

Beim Zugriff auf das Lagerportal werden aus technischen Gründen Server-Logdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Browserinformationen, HTTP-Statuscodes und technische Fehlermeldungen gehören. Diese Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Fehleranalyse sowie zur Gewährleistung der IT-Sicherheit.

10. Speicherung von Dokumenten

Dokumente und Fotos werden innerhalb der Systemumgebung gespeichert. Die Anwendung nutzt hierfür eine serverseitige Datenbank sowie Microsoft SharePoint / Microsoft 365. Die Anbindung an SharePoint erfolgt über die Microsoft Graph API. Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Funktionen des Lagerportals.

11. Versand von Benachrichtigungen

Zur Unterstützung der Kommunikation kann das Lagerportal E-Mails im Namen der Anwendung versenden. Hierzu kann künftig die Microsoft Graph API verwendet werden. Ein automatisches Auslesen von E-Mail-Postfächern erfolgt nicht.

12. Cookies

Das Lagerportal verwendet ausschließlich technisch notwendige Sitzungsinformationen bzw. Session-Cookies, die für die Anmeldung und den sicheren Betrieb der Anwendung erforderlich sind. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

13. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse besteht insbesondere in der sicheren Bereitstellung der Anwendung, der Dokumentation logistischer Prozesse sowie der Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebs.

14. Empfänger und Dienstleister

Empfänger bzw. Dienstleister können insbesondere Hostinganbieter, Microsoft 365 / SharePoint sowie technische IT-Dienstleister sein. Eine Weitergabe zu Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht.

Soweit bei eingesetzten Dienstleistern eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt diese auf Grundlage der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Garantien.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für die jeweiligen betrieblichen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Benutzerkonten können nach Beendigung der Zugangsberechtigung deaktiviert oder gelöscht werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Technische Server-Logs werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist. Buchungs- und Geschäftsdokumente können entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

16. Datensicherheit

Die Datenübertragung zwischen Endgerät und Lagerportal erfolgt verschlüsselt mittels HTTPS. Darüber hinaus werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation oder unbefugten Zugriff zu schützen.

17. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen können jederzeit an info@kuebra-verpackung.de gerichtet werden.

18. Zuständige Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund technischer Weiterentwicklungen, gesetzlicher Änderungen oder neuer Funktionen des Lagerportals erforderlich wird.